Archivo Central

Archivo Central

Descripción

El Archivo Central es la unidad responsable de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el fondo documental de la institución, constituido por documentos de clase: textual, gráfica, sonoro, audiovisual y electrónicos o informáticos.

Funciones

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  • Centralizar todo el fondo documental de las dependencias y oficinas de la institución de acuerdo con los plazos de remisión de los documentos.
  • Conservar el fondo documental de la Municipalidad, con el fin de preservar la historia del cantón.
  • Conservar, es decir consiste en evitar, detener, y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, en ese aspecto esto corresponde tanto al Archivo Central como a los Archivos de Gestión (artículos 66 y 67 del citado Reglamento a la Ley Nº 7202)
  • Diseñar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público, así como garantizar el acceso a la información. 
  • Velar por la seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el Archivo Central.
  • Proporcionar el acceso a la información a funcionarios municipales, investigadores y ciudadanos en general.
  • Velar por la seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el Archivo Central.
  • Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesora técnicamente el personal de la institución que labore en los archivos de gestión y usuarios del servicio.
  • Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación, descrito en el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
  • Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la Institución.
  • Participar en la planificación e implementación de un sistema de coordinación para la información interna y externa institucional.
  • Velar por la automatización y actualización de sistemas de registro, control y préstamo de documentos.
  • Intervenir en los proyectos que se refieren a implantación o diseño de programas que involucren nuevas tecnologías o documento electrónico.
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